miércoles, 12 de junio de 2013

UNIDAD V DINÁMICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

UNIDAD V
CONCEPTO
            Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa. Esto es en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen  representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes pueden considerarse  administradores.
           
            Como se recordará existen muchos criterios acerca de las etapas del proceso administrativo, pero en ninguno de ellos se excluye un elemento común: la dirección; por que la dirección es la esencia misma de la administración, siendo una de sus características que no puede complementarse como una etapa aislada, ya que es al dirigir donde la unidad temporal se manifiesta en pleno.
            Utilizando la metodología de este texto  se analizarán algunos de los conceptos más importantes, a fin de desglosar sus elementos básicos y emitir una definición propia:

Robert B. Buchele: Comprende la influencia interpersonal del administrador a travez del cual logra que sus subordinados obtenga los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.

Burt K. Scalan: Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados para alcanzar las metas de la organización.
Leonard J. Kazmier: La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Joel J. Lerner y H. A. Baker: Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO
Si se observan las anteriores definiciones, es posible determinar sus componentes  comunes:

·         Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
·         Motivación.
·         Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
·         Comunicación
·         Supervisión.
·         Alcanzar las metas de la organización.

Con los anteriores elementos es posible definir a la dirección como:
La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión”
IMPORTANCIA
La dirección es trascendental porqué:
1.    Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
2.    A través de ella se logran  las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
3.    La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
4.    Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos  de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
5.    A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
PRINCIPIOS
·         De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: La dirección será diferente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados  se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas  de la organización  y si estas no se contraponen  a su autorrealización. A sí mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general (figura 5.1)












·         Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal  o arbitrio. Puntualiza la importancia  de impersonalizar las ordenes  y de no involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad, ya que lo anterior ocasiona conflictos y baja moral.

·         De la supervisión directa. Se refiere al apoyo  y comunicación que debe proporcionar el dirigente  a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.

·         De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, asi como pérdidas de tiempo.(figura 5.4)














·         De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca , puede originar  que éste se desarrolle y provoque  problemas graves  colaterales. La anterior situación se puede asemejar a la de una pequeña bola de nieve que surja en la sima de la montaña y que al ir descendiendo puede provocar una avalancha.

·         Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador  a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Los conflictos no son más que pequeños  “focos rojos” que surgen en la vida normal de cualquier empresa; proporcionan indicios de que algo está funcionando mal. Este principio aconseja el análisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante  el establecimiento  de opciones distintas a las que aparentemente  puedan existir.










ETAPAS DE DIRECCIÓN
            Es difícil establecer la secuencia de las etapas de dirección, ya que se dan indistintamente, con fines metodológicos, se estudiaran como muestra  la figura 5.7
 













            Nótese que , de acuerdo con la figura se estudia la integración  como parte del proceso de dirección cuando, para algunos autores, es una etapa distinta dentro de la administración. En este caso se considera etapa de la dirección, porque una de las funciones básicas de la ejecución es la de allegarse de los recursos necesarios para poner en marcha lo planeado y lo organizado.



TOMA DE DESICIÓNES
            Una decisión es la elección de un curso  de acción entre varias alternativas.

            La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como “el motor de los negocios”; y, en efecto, de la adecuada selección de alternativas  depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

MOTIVACIÓN
            En su acepción más sencilla, motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo  tendiente a la obtención de los objetivos , de acuerdo con los estándares o patrones esperados . Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:
·         Teorías de contenido.

·         Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.

Ambos tipos de teorías han sido de gran trascendencia en la explicación de la conducta organizacional, ya que a través de ellas se describe la razón  por la cual los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta.

            Siendo una de las teorías básicas de la dirección, la guía y motivación de los recursos humanos, todo administrador debe poseer conocimientos generales acerca de estas teorías , las cuales se estudiarán someramente en este texto.

Teorías de contenido

Éstas tratan de especificar lo que impulsa la conducta  también son conocidas como teorías de explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se les llama también teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos. Esta tendencia abarca  tres grandes corrientes:


1.    Jerarquía de las necesidades, de Maslow: Establece que la naturaleza humana posee , en orden de predominio , cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son inherentes:
a)    Básicas.
§  Fisiológicas: Aquellas que surgen de la naturaleza física como la necesidad de alimento, reproducción etcétera.
§  De seguridad: La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio.
§  Amor o pertenencia: Los deseos de relaciones afectivas con las demás personas.
§  De estimación: La necesidad de confianza en si mismo, el deseo de fuerza , logro, competencia y la necesidad de estimación  ajena, que se manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etcétera.
b)    Crecimiento
§  Realización personal: El deseo de todo ser humano  de realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.

Estas necesidades se satisfacen en el orden que se han anotado; de esta manera, cuando la necesidad número uno ha sido satisfecha, la número dos se activa, y así sucesivamente.

Cuando las personas han cubierto suficientemente sus cuatro necesidades básicas, es cuando se sienten motivadas por la necesidad de crecimiento. Maslow representa gráficamente su teoría mediante una pirámide (figura 5.8)












2.       Teoría de motivación e higiene, de Herzberg: propone dos niveles de necesidades.
A.   Factores de higiene o mantenimiento: Que son aquellos que evitan la falta de satisfacción pero no motivan, tales como el tipo de administración vigente en la empresa, sus políticas, supervisión, salarios, etcétera.
B.  
Factores de la motivación propuestos por Herzberg
 
1. Factores de mantenimiento o higiene:
2. Administración
3. Supervisión
4. Salario
5. Relaciones interpersonales
6. Condiciones de trabajo
7. Factores motivasionales:
8. Realización
9. Reconocimiento
10.El trabajo en si mismo
11.Responsabilidad
12.progreso
 
Motivadores. Que incluyen realización, reconocimiento, responsabilidad, y el trabajo mismo (figura 5.9)








3.    Motivación de grupo: Diversos autores establecen que para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos factores tales como:
a.    Espíritu de equipo: El sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad  del empleado.
b.    Identificación con los objetivos de la empresa: El coordinar los intereses de grupo con los individuales, y todos con los de la organización, motivará al grupo, ya que este se auto realizará con la obtención de los objetivos.
c.    Practicar la administración por participación: Lograr que el trabajador se integre  emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participación activa en las decisiones.
d.    Establecimiento de relaciones humanas adecuadas:La implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización dentro de las empresas promueven la eficiencia del personal.
e.    Eliminación de prácticas no motivadoras: Para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las siguientes prácticas:
1.    Control excesivo.
2.    Poca consideración a la competencia.
3.    Decisiones rígidas.
4.    No tomar en cuenta los conflictos.
5.    Cambios súbitos.


TEORIA DEL ENFOQUE EXTERNO
Llamada también del aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional , parten de que el supuesto de la conducta observable  en las organizaciones , así como sus consecuencias , son la clave para explicar  la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos. Mientras que en la teoría tradicional las causas de la conducta son hipótesis, en la teoría externa los mecanismos ambientales y las conductas se pueden observar de tal manera que el individuo puede aprender que habrá ciertas consecuencias que seguirán a determinadas conductas
Los principales creadores de esta escuela son: Watson, Skinner, y Luthans y Kreither.
Las técnicas y procedimientos básicos  de modificación de la conducta mas importantes son los que se presentan en el cuadro sinóptico 5.1.
Se recomienda al lector interesado en este tema, estudiar el libro “Modificación de la conducta organizacional” de Fred Luthans y Robert Kreintner; Trillas, México, 1979
 












Comunicación
La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección. La comunicación puede ser definida  como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.
La comunicación en una empresa comprende  múltiples interacciones que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados. Su importancia es tal, que algunos autores sostienen que es casi imposible  determinar todos los canales  que transmiten  y reciben información en una organización.
El ejecutivo, para poner en marcha sus planes , necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones  y errores , que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.
La comunicación  consta de tres elementos básicos:
·         Emisor, en donde se origina la información.
·         Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
·         Receptor, que recibe y debe entender la información.
Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuación de la información. Con el fin de facilitar el entendimiento  de la comunicación, se mencionara su clasificación más sencilla.
1.    Formal. Se origina en la estructura formal  de la organización  y fluye a través  de los canales  organizacionales. Ejemplo: correspondencia, instructivos, manuales, órdenes etcétera.
2.    Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Ejemplo: chismes, comentarios, opiniones, etcétera. Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal  puede llegar a influir más que la comunicación formal  e, inclusive, ir en contra de esta; el administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales.
Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:
A.   Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, órdenes, instrucciones.
B.   Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorandos, circulares, juntas, etcétera.
C.   Escrita. Mediante material escrito  o  gráfico.
COMUNICACIÓN
 
 






Requisitos de la comunicación afectiva
Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:
1.    Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en el que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.
2.    Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria  para la realización de los objetivos.
3.    Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva  cuando la administración utiliza la comunicación informal para suplir canales de información de la organización formal.
4.    Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
5.    Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.
6.    Difusión. Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.
7.    Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.
AUTORIDAD
La autoridad es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización , para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinado, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera  apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

Es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer”
Elementos:
·         Mando. Ejercicio de la autoridad.
·         Delegación. La concesión de autoridad  y responsabilidad por parte de un superior hacía un subordinado.

Tipos de autoridad

1.    Formal, cuando es conferida por la organización, es decir, la que, emana de un superior para ser ejercida sobre otra personas puede ser:
                                                  i.    Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.
                                                ii.    Funcional. Ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas.
2.    Técnica o estaf. Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.
3.    Personal. Se origina en la personalidad del individuo.

DELEGACIÓN

Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es “hacer a través de otros”, la delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.

Ventajas

A)   Permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se delegan.
B)   A través de ella, la responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.
C)   Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos.
D)   Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.
Requisitos necesarios para delegar.
1.    Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada preferentemente por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etcétera.
2.    Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.
3.    Capacitar al personal en quien se va a delegar.
4.    Establece estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización.
5.    Convenir sobre las áreas de no delegación.
6.    El directivo deberá mostrar el interés en el desempeño del empleado, en relación con la función delegada.
7.    Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.

MANDO
El ejercicio de la autoridad o mando, asume dos formas:
·         Ordenes.
·         Instrucciones.
A.   La orden es el ejercicio de autoridad  a través del cual un supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada. Para que sea efectiva, deben considerarse los siguientes factores:
                                                     i.    Aspectos motivacionales que deben emplearse al transmitir la orden.
                                                   ii.    Transmitirla adecuadamente:
1.    Por escrito.
2.    Con claridad y precisión.
                                                  iii.    Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden.
                                                  iv.    Oportunidad. Elegir el momento y lugar más apropiados para transmitir la orden.
B.   Instrucciones. Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo; los medios más convenientes para transmitirlas son los instructivos y las circulares.
Reglas para el mantenimiento de la comunicación
La American Management Associations se refiere a las siguientes reglas como los “diez mandamientos de la comunicación”y sugiere que deben aplicarse al comunicar y delegar autoridad:
1.    Aclarar ideas antes de comunicar.
2.    Determinar y evaluar el verdadero propósito de cada mensaje.
3.    Considerar el ambiente organizacional e individual.
4.    Planear las comunicaciones asesorándose con la opinión de otros miembros de la organización.
5.    Tener cuidado al comunicar: con las actitudes , sobre tonos, y el contenido básico del mensaje.
6.    Aprovechar la oportunidad para emitir algo de valor, o ayuda al receptor.
7.    Seguir y evaluar la comunicación.
8.    Oportunidad en cuanto a tiempo y lugar.
9.    Apoyar la comunicación con las acciones propias del emisor.
10. Tratar no solo de ser comprendido si no de comprender, escuchar con empatía.
LIDERAZGO-SUPERVISIÓN
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que que las actividades se realicen adecuadamente.
Este término se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado , lleva a cavo esta función; por esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales, como sinónimos , aunque referidos a diferentes niveles jerárquicos El liderazgo o supervisión es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente  estudiadas y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:
·         La productividad del personal para lograr los objetivos
·         La observancia de la comunicación
·         La relación entre jefe-subordinado
·         LA corrección de errores
·         La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina

Por tanto el liderazgo está ligado con la supervisión y, de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variará el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma.
Existen distintos tipos de teorías gerenciales, una de las más importantes, relativas a la supervisión es la que crearon Blake y Mouton y que se refiere al grid administrativo (rejilla o tablero administrativo).




























Después de varios años de investigaciones, estos autores han concluido en que existen hasta 81 estilos de supervisión, pero que, básicamente, existen 5 de cuyas combinaciones se originan todas las demás.
Demuestran los estilos de gerencia en una gráfica, en el que el eje horizontal constituye el interés hacia la producción, y el eje vertical, el interés hacia las personas.(figuara5.10)
Analiza los 5 tipos básicos de supervisión, sus ventajas y desventajas y concluyen que el mejor estilo de dirigir es el 9,9 o el de la administración en equipo, a través del cual se incrementa la productividad. Como este texto es de a nivel introducción, se recomienda ampliamente la lectura de la obra El grid para la máxima eficiencia en supervisión, a través del cual el estudiante podrá conocer mejor las variables de la supervisión.